Để hiểu rõ bản chất kiểu AutoNumber trong Access thì sau khi chọn kiểu AutoNumber trong table chúng ta nhấn F1 sẽ ra định nghĩa gốc từ Microsoft.
AutoNumber A unique sequential (incremented by 1) number or random number assigned by Microsoft Access whenever a new record is added to a table. AutoNumber fields can't be updated. For more information, see the NewValues property topic.
Mình sẽ dịch ra ý nghĩa : AutoNumber Một số tuần tự duy nhất (tăng thêm 1) hoặc số ngẫu nhiên được gán bởi Microsoft Access bất cứ khi nào một bản ghi mới được thêm vào bảng.
Tóm lại: kiểu AutoNumber trong Access là
- Là kiểu số
- Số tự động sinh ra khi thêm mới một bảng ghi.
- Không nhập được bởi người nhập liệu.
- Có thể tăng thêm +1 hay thay đổi theo số ngẫu nhiên.
Kiểu AutoNumber của Access được ứng dụng trong những trường hợp nào:
- TH1: Làm khóa chính cho bảng dữ liệu(table access): giúp chúng ta bớt đi công đoạn nhập dữ liệu, vì số tự động sinh ra và không trùng (nên dùng làm khóa chính trong access).
*Ví dụ: Thiết kế bảng dữ liệu Nhân viên ta đặt khóa chính có tên cột là ID, kiểu Auto Number.
Như vậy khi tạo mới một nhân viên sẽ tự động sinh ra số mới cho cột ID.
- TH2: Làm cột có số thứ tự tăng dần
Ví dụ: lưu thứ tự của ra vào của nhân viên vào cổng, để biết tổng lượt ra vào.
- TH3 Ứng dụng để tra cứu số duy nhất.
* Ví dụ: khi thiết kế phần mềm hóa đơn bán hàng, chúng ta tạo cột Mã Số Tra Cứu , cho cột này tự động sinh ngẫu nhiên và không theo thứ tự tăng dần.
Khi khách hàng tạo một hóa đơn bán hàng thì Access tự động ra ra số ngẫu nhiên kèm với hóa đơn đó, khi in hóa đơn bán hàng ra kèm theo Mã Số Tra Cứu hóa đơn, thì người xem hóa đơn sẽ có thể ra cứu lại thông tin hóa đơn đó từ hệ thống tra cứu.
Ngoài ra trong thực tế kiểu AutoNumber còn ứng dụng nhiều trong các trường hợp khác, tôi sẽ cập tiếp tại đây ...